作者： Matt Krumrie 原译者： Leon Zhang
 
    很多成功人士不仅能把工作全部做完，而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。他们是如何做到的？

    已经是晚上 8 点了， Mary 仍然在办公室。叹息着终于回复完了当晚最后一封邮件，她对当天作了一个回顾。
   “ 这不是我被聘请来要做的工作， ” 她抱怨道。 “ 所有我现在做的都是像保姆一样坐着、处理一个接一个的危机，而不是我喜欢的项目管理和人员管理。”

    如果您是一位经理人，您可能曾经经历过这种情况。有时似乎就是没有足够的时间把事情做完。但是其他人可以做到，您当然也可以。

   “ 一些极其成功的人士不仅能把工作全部做完，而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。你想不想知道他们是如何做到的？ ” 位于明尼苏达州 Elk River 的一家职业经理人培训公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 说道。 “ 这是因为他们设法找到了如何管理他们的时间的方法。 ”
让我们来面对一个事实：对于大多数忙碌的经理人而言，没有一天能完全按照事先规划好的来进行（计划总是赶不上变化）。这就是管理 – 同时处理多项任务来达到一般性目标，并最终改善整个企业。
  

   “ 你上一次没有遇到高优先级的电话、紧急邮件或者催得很紧的同事是什么时候？ ” 位于明尼阿波利斯的 Gegax Management Systems 公司的创立者、《 By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide 》一书的作者 Tom Gegax 说道， “ 从繁琐事务中解脱出来是每个领导的个人职责。这就是为什么聪明的经理人一定要有策略来应付日常干扰。”
    6D 理论

    Gegax 的时间管理原则基于 “6D 理论 ” ：不做（don’t do it ），推迟（delay it ），转移（deflect it ），委托（delegate it ），不完美地做（do it imperfectly ），做（ do it ）。

    “ 当一些事情突然蹦出来时，我并不是机械地上去就做，而是首先从第一个选项开始考虑，” Gegax 说道。“ 如果不适用，我会继续考虑第二个选项。我按照列表顺序扫描下去，直到找到了最合适的行为。”例如，如果你不去做或者推迟再做，很多表面看起来很紧急（但事实并非如此）的任务自然会消失，他说道，这可以为你留出更多的时间和精力去集中处理那些真正重要的任务。

    而且当一些紧急事务需要立即处理时，并不总是一定需要你的参与。仔细考虑是否要把这个任务转移给另一个部门或者委托给下级， Gegax 建议。
如果你的确选择自己处理问题，Gegax 警告说不要自动陷入“ 完美主义模式” 。“ 我的很多项目都很难称得上完美，然而它们仍旧是成功的。 ” 他说道。 当然，对于那些你确定会让你达到目标的重要任务，保留最后一个 D – 做。
 

     多工（Multi-tasking）陷阱
    

    多任务可能看起来像是一个有效处理大量任务的方法，但事实上它阻碍你把事情完成，位于丹佛的顾问公司 The Productivity Pro 的主席、《 Leave the Office Earlier 》一书的作者 Laura Stack 说道。关于如何更好地管理你的时间并保持注意力，她提供了如下提示：

    集中处理：电子邮件会扼杀你的注意力。关掉电子邮件程序的自动通知功能。每天设置一些明确的时间点去集中查看并处理邮件。

    设置优先级：不要被干扰所打断。如果你在为 30 分钟后就要开始的会议报告准备最后的细节，不要接受那些贸然访客的 “ 很快问你一些事情 ” 之类的请求。

    控制自我干扰：很多时候，干扰你的是你自己。你坐在办公桌前，突然，你的大脑开始和你对话： “ 噢，我需要告诉 Chris 这个， ” 它说道，然后你抄起电话或者匆忙写邮件，好在你忘记之前记录下你所想的内容。改为你自己准备一个活页夹、一些活页纸和从 A 到 Z 的标签。为你经常沟通的每个人制作一页纸。当你的大脑提醒你一些事情时，简单地翻到那个人的沟通记录。简单记下想法或念头，然后回去做你刚才做的事情。当那个人的记录上积攒了一些想法时，给那个人打电话，并设立一个会议或者电话会议。